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有哪些简单的PPT、Word和Excel小技巧,可以在工作中省力?

2021年11月21日5650百度已收录

史上最全的Excel核心技巧,不会这些Excel技巧,别说你会Excel!01、快速合并多行数据通常情况下,在Excel中,不建议将多组数据写到一个单元格中,但是难免我们会碰到这样的需求:将多行数据快速汇总到同一个单元格中。

很多人想象不到的是,利用【填充】功能下的【两端对齐】竟然能实现数据合并的功能。

把列拉宽(宽到能够容下合并后的数据) - 选取数据 , 一次点击【开始】 - 【填充】 - 【两端对齐】。

有哪些简单的PPT、Word和Excel小技巧,可以在工作中省力?  word技巧 第1张

02、快速提取字符串中的数字同样是两端对齐的功能,不仅能实现数据的合并,还能定向提取。

案例:快速提取字符串中的数字

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如图所示,不使用函数或者快速填充功能,提取出A列单元格中的数字。

解题思路:

Step1:先将A列宽度设为小于一个字符,然后选定A列,点击【填充】→【两端对齐】,如图所示。

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由于A列宽度小于一个字符,这样的填充会对单元格内容进行重拍,从而分离出A列的数字和汉字,如图所示。

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Step2:用定位功能删除非数字字符的单元格,即可提取出各单格中的数字。

这是一个灵活使用填充功能的典型案例,很多人怎么也想不到填充功能尽然能够拆分单元格中的数据,通过此列才豁然开亮。

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03、快速关闭所有已打开Excel如果我们打开了多个Excel文件,Excel为了保护文件不被误关闭,因此设置的机制是点击右上角的关闭按键时,只能关闭当天活动的Excel文件。

如果打开的文件过多,需要同时关闭所有的Excel文件,我们有快捷方式。

按shift键不松,再点右上角关闭按钮,可以关键所有打开的Excel文件。

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04、快速核对同行数据经常会遇到需要核对数据的情况:比如需要核对两列数据的同行是否完全对的上。用肉眼去比对,就太麻烦了,当然稍微高级的做法是使用查询函数比如Vlookup进行查询匹配。

其实,只需要一个快捷键就可完成数据的核对。

选取两列后,按【Ctrl + 】,后面那个按键,在中文状态是顿号【、】那个按键,英文状态是斜杠【】键。

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05、快速移动局部数据这个技巧我在Excel拖拽技巧一文中提到过,方法就是按【Shift键】的同时鼠标拖动选中区域。

猛击这里可以回顾Excel拖拽技巧专题文章:

如何使用Excel“拖拽”技巧,10倍提升工作效率

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06、单元格内可视化——迷你图一图抵千言,大家都知道这个道理,但是有时我们只是想在数据表中看一下数据之间的关系,如果都制作成Excel图表,没有这个必要。

此时,将其做成迷你图是一个不错的选择。

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当然,除了折线图外,迷你图中还有柱形图和盈亏图可以选择,总能快速满足你的需求的。

07、快速设置求和公式首先利用【Ctrl+G】定位空值 ,然后利用【Alt+=】一键设置求和公式

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08、创建数据透视表使用原始数据表进行各销售员对应各产品的销量。

根据你想要呈现的数据报表,透视一下,让你轻松“拖”出来。

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看到没?数据透视表的学习成本非常低,通过简单的拖拽就能完成数据的分类汇总。

09、 妙用自动更正,输入长文本操作步骤:文件-选项-校对-自动更正

还再为频繁地输入冗长的单位地址、身份证号、银行卡号而苦恼,那就赶快试试‘自动更正“功能吧,化繁为简,轻松输入!

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10、数据有效性操作步骤:数据-数据有效性(数据验证)-设置允许条件

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只能输入数据

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11、高级多条件排序无需分析条件之间的逻辑,轻松排出你想要的样子

操作步骤:选中单元格区域-数据-排序-添加条件

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11、快速隐藏/取消隐藏列隐藏列,我们常规的做法就是选中后,点击鼠标右键,选“隐藏”。取消隐藏时同理。

快速的方法是,选中要隐藏的列后,快速向左拖动,就能实现隐藏啦~~

取消隐藏时,选中包含的列,然后在中间双击。隐藏的列瞬间恢复!

快速隐藏/取消隐藏行的操作相似,只是将向左的拖动改为向上即可。

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12、Excel中批量向下填充单个单元格向下填充时,可以使用Ctrl+D,就能将上一个单元格的内容向下填充。

如果是多个不一样的单元格时,可以采用,选中所有要填充的单元格(包括非空白的),点击“查找和选择”-“定位条件”-“空值”-确定。

然后输入:

最后按Ctrl+Enter来结束。

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13、重复上一步操作一个非常好用的快捷键-F4。

F4能实现重复上一步操作,如果上一步你在一个单元格下插入空格,按F4就会继续插入空格;如果上一步设置某单元字体颜色,在别的单元格按F4也会设置相同的格式出来等等。

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14、大表格,瞬间移动大法实现方法:冻结表格,然后双击单元格边缘。

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冻结表格的原因是放置移动之后,看不到表头信息。

瞬间移动还有一个比较常用的快捷方式:Ctrl+方向键

它会移动到指定方向的下一个有变化的单元格。

15、一键数据拆分成多列实现方法:利用数据分列功能

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16:快速插入当前日期和时间分别是Ctrl+分号键以及冒号

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注:因为冒号需要按Shift才能输入,才是插入时间实际上需要按Ctrl+Shift+冒号

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