数据透视表是Excel中非常重要且实用的一个功能。对于数据透视表的使用,你了解多少呢?
1、创建数据透视表
选中数据源所在的任意单元格--插入--数据透视表--选择放置数据透视表的位置--根据需要拖动字段名至对应区间内。
2、多种数值计算方式
选中透视表中任意数值--单击鼠标右键--值汇总依据--选择所需的计算方式。也可以在值字段设置里面选择所需的计算类型。
3、多种数值显示方式
选中透视表中任意数值--单击鼠标右键--值显示方式--选择所需的显示方式,同样也可以在值字段设置里选择所需的值显示方式。
4、日期分组
数据透视表中的日期分组,在2013及以上版本,可以实现自动分组:
如果是2013版本之前的,则需要进行分组设置:点击鼠标右键--组合--对话框中步长根据需要选取月、季度、年--确定。
5、选择报表布局
数据透视表包括有压缩形式、大纲形式和表格形式三种报表布局,可以根据需求使用不同的报表布局。
6、合并且居中同类标签
当数据透视表以表格形式呈现时,可以对带同类标签的单元格进行合并居中设置。
选中数据透视表中任一单元格--单击鼠标右键--数据透视表选项--布局--勾选“合并且居中排列带标签的单元格”--确定。
7、切片器的使用
在数据透视表中,可以插入切片器,实现数据的动态筛选,更加直观和便捷!
选中数据透视表中任一单元格--分析--插入切片器--选择所需字段。
8、显示或隐藏分类汇总
选中数据透视表任一单元格--设计--分类汇总--显示或隐藏分类汇总
9、显示或隐藏行列总计
选中数据透视表任一单元格--设计--总计--显示或隐藏总计方式。
10、数据源更新
如果数据透视表数据源中的某个数值发生变化,可以直接刷新数据源:分析--刷新。如果数据源结构发生了较大变化,可以重新更改数据源:分析--更改数据源--重新选取数据源区域。
11、拆分表格
如下图所示,根据部门进行表格拆分,可以利用数据透视表中的“显示报表筛选页”这一功能。
在实际操作中,我们还会遇到以下三种特殊情况:
第一种:无法插入数据透视?
如图所示,在插入数据透视表时,你发现数据源引用无效,这时该怎么办?
出现这种情况,可以考虑工作簿名称是否存在符号“[ ]”,如果是,直接将其删除即可。
看下操作动图:
第二种:出现无效字段?
如图所示,出现了字段名无效的情况?
之所以出现上图情况是因为标题有空格,这时只要补上即可。
第三种:不能直接计算?
若将数据透视表按照普通表格进行计算,你会发现你的公式很长,而且下拉填充所得到的结果也不是你想要的,具体如图所示:
解决办法:
将光标放在表格内,点击分析——计算——字段、项目和集——计算字段,打开插入计算字段对话框,重新命名一个字段名(注意不能与表格中的字段名相同),比如输入“总销售额”,之后在公式中添加字段的运算方式即可。
PS:如果想要取消长公式的出现,并正常运算,可以点击Excel选项中的公式——取消“使用GetPivotData函数获取数据透视表引用”的复选框。
以上这些,是我们日常使用数据透视表时比较经常用到的一些操作,希望大家都能熟练掌握并运用。